Concevoir un plan d’avantages sociaux internationaux conforme : points clés pour les RH en 2026

Pourquoi la conformité est essentielle en matière d’avantages sociaux

Un plan d’avantages sociaux peut paraître généreux sur le papier, mais devenir rapidement un risque s’il contrevient au droit local ou ne sécurise pas les droits des salariés. La conformité est le socle d’une stratégie d’avantages sociaux robuste pour plusieurs raisons :

• Exposition juridique et financière. Amendes, rappels d’impôts et pénalités peuvent survenir lorsque les programmes d’avantages sociaux ne sont pas alignés sur la législation du pays d’accueil. Par exemple, les travailleurs à distance peuvent déclencher des risques de résidence fiscale et d’établissement stable, obligeant l’employeur à s’enregistrer auprès d’administrations fiscales étrangères^[10][11]. Aux US, les employeurs comptant au moins 50 salariés à temps plein (ou équivalents temps plein) sont considérés comme Applicable Large Employers (ALEs) et doivent offrir une couverture santé abordable, de valeur minimale, à au moins 95 % des salariés à temps plein, sous peine de paiements au titre de la responsabilité partagée de l’employeur^[14].
• Protection des salariés et continuité de la sécurité sociale. La coordination de la sécurité sociale dans l’UE/EEE garantit que les travailleurs transfrontaliers sont couverts par un seul régime à la fois et que les cotisations sont agrégées^[8]. Les règles de télétravail précisent que si le travail à distance représente moins de 25 % du temps de travail d’un salarié dans son pays de résidence, la sécurité sociale demeure dans le pays de l’employeur ; au-delà de 50 %, elle peut basculer^[9]. Des avantages sociaux conformes garantissent l’éligibilité des salariés aux soins, aux pensions et aux prestations d’invalidité.
• Réputation et attractivité. Un plan d’avantages sociaux mal piloté peut dégrader la marque employeur et compliquer la rétention. Les salariés attendent des employeurs qu’ils respectent les obligations légales et protègent leur bien-être.
• Continuité opérationnelle. Des enjeux de conformité non anticipés peuvent retarder des déploiements, entraîner des refus de visa ou de permis de travail, ou perturber l’activité.

Modèle opérationnel minimal viable de conformité

Pour les organisations mondiales, la conformité ne peut pas être gérée au cas par cas. Un modèle opérationnel structuré permet de maîtriser la complexité :

• Rôles et gouvernance. Désignez un responsable global de la conformité des avantages sociaux, rattaché à la direction. Constituez un comité transverse réunissant RH, juridique, finance/fiscalité et spécialistes de la protection des données. Définissez des référents par juridiction pour chaque pays ou région.
• Processus. Mettez en place un dispositif de veille réglementaire pour suivre les évolutions du droit du travail, de la fiscalité et des règles d’assurance. Maintenez un cadre standardisé de conception des avantages sociaux identifiant, par juridiction, les avantages obligatoires, les règles du régime et les possibilités de dispense. Tenez un registre des décisions pour documenter le choix d’un mode de financement ou d’un prestataire, en vous appuyant sur des avis juridiques lorsque pertinent. Définissez des procédures d’escalade pour les exceptions et les changements réglementaires urgents.
• Documentation et audit. Tenez un inventaire de tous les régimes d’avantages sociaux, politiques internes et contrats avec des tiers. Maintenez un registre des décisions, incluant évaluations des risques et validation conformité. Planifiez des audits périodiques pour vérifier que la couverture des salariés correspond aux critères d’éligibilité et que les cotisations sont correctement versées.
• Pilotage des prestataires. Menez des vérifications préalables sur les assureurs, administrateurs tiers et prestataires de paie. Assurez-vous qu’ils disposent des agréments requis, respectent les exigences de protection des données et peuvent démontrer des processus robustes de gestion des sinistres. Intégrez des clauses de conformité dans les contrats et suivez régulièrement les niveaux de service.

En intégrant gouvernance, processus, documentation et pilotage des prestataires au quotidien, les équipes RH peuvent gérer la conformité de façon proactive plutôt que réactive.

Panorama des réglementations pertinentes (IDD, GDPR, droit du travail local)

Le cadre réglementaire des avantages sociaux couvre la distribution d’assurance, la protection des données et le droit du travail. Le panorama ci-dessous met en lumière les principaux dispositifs et leurs implications pour les RH.

Insurance Distribution Directive (IDD) et équivalents au UK

L’Insurance Distribution Directive (IDD) de l’UE encadre la vente et la distribution de produits d’assurance. Elle introduit des exigences de conduite et de transparence afin de garantir que les distributeurs sont qualifiés, enregistrés et agissent de manière honnête et professionnelle. Les distributeurs doivent communiquer leur identité, leur statut et leur rémunération, et s’assurer que les produits répondent aux exigences et besoins des clients^[1]. Elle définit également les modalités d’exercice transfrontalier et des sanctions en cas de manquement^[1].

Le UK a mis en œuvre l’IDD en 2018 et, après sa sortie de l’UE, a conservé et transposé les règlements délégués de la directive dans son propre cadre réglementaire. Le document de consultation de la Financial Conduct Authority (FCA) indique que le UK entend intégrer dans son rulebook des exigences relatives à la gouvernance et au pilotage des produits, au document d’information sur le produit d’assurance et aux règles de conduite, afin d’assurer la continuité^[2]. Cela signifie que les courtiers et assureurs au UK doivent encore respecter des règles de type IDD, même si la directive ne s’applique plus directement.

Implications pour les RH : lors de la sélection ou du conseil en matière d’avantages sociaux, assurez-vous que les courtiers ou intermédiaires disposent des agréments appropriés et respectent leurs obligations d’information. En contexte UE et UK, demandez l’Insurance Product Information Document (IPID) et confirmez que toute recommandation repose sur les besoins des salariés plutôt que sur des incitations commerciales. Des régimes proposés depuis l’étranger vers l’UE/UK peuvent nécessiter des autorisations locales.

General Data Protection Regulation (GDPR) et autres lois relatives à la vie privée

Les informations de santé constituent une « catégorie particulière » de données personnelles au sens du RGPD (GDPR). Les employeurs doivent disposer d’une base légale pour collecter et traiter ces données, les utiliser de manière loyale et transparente, et ne collecter que ce qui est nécessaire^[3]. Des orientations du European Data Protection Supervisor recommandent que les données de santé soient traitées par des professionnels de santé tenus au secret ; le personnel administratif ne devrait recevoir que les informations strictement nécessaires^[4]. Les employeurs doivent limiter l’accès aux certificats médicaux, stocker les données de manière sécurisée et les détruire lorsqu’elles ne sont plus nécessaires^[3].

En dehors de l’UE, les règles de confidentialité varient fortement :

• Suisse (nFADP). La nouvelle loi fédérale sur la protection des données (Federal Act on Data Protection), en vigueur depuis le 1er septembre 2023, introduit la protection des données dès la conception et par défaut (privacy by design/by default), exige un registre des activités de traitement (avec des exceptions pour les PME à faible risque), impose la notification des violations au Federal Data Protection and Information Commissioner, et qualifie les données génétiques et biométriques de sensibles^[5].
• États-Unis. HIPAA encadre le traitement des informations médicales par les régimes de santé. ERISA prime sur les lois d’assurance des États pour les régimes auto-assurés^[13]. Des lois étatiques sur la vie privée (p. ex. California Consumer Privacy Act) ajoutent des obligations.
• GCC / EAU. Des cadres de protection des données émergent, imposant souvent le consentement pour traiter des données de santé et des restrictions sur les transferts transfrontaliers. Les employeurs doivent suivre les évolutions en parallèle des changements du droit du travail.
• APAC. La région Asie-Pacifique présente des cadres de confidentialité très divers. Certaines juridictions (Chine, Vietnam, Inde) ne reconnaissent pas l’intérêt légitime comme base légale, imposent des restrictions plus larges sur les transferts sortants, exigent des notices en langue locale et des représentants locaux, et appliquent des règles renforcées autour de la collecte d’informations d’identification nationale^[15]. L’Australie, via son Privacy Act, exige des organisations qu’elles prennent des mesures raisonnables pour s’assurer que les destinataires étrangers respectent les normes australiennes de confidentialité, ou s’appuient sur des régimes juridiques équivalents^[15].

Implications pour les RH : ne collectez que les informations médicales nécessaires à l’adhésion aux avantages sociaux, conservez les dossiers de santé séparés des dossiers RH généraux, et assurez-vous que les transferts transfrontaliers de données reposent sur des garanties appropriées (p. ex. clauses contractuelles types / Standard Contractual Clauses, règles d’entreprise contraignantes / Binding Corporate Rules, ou équivalents locaux). Lorsque les cadres juridiques divergent, appliquez la norme la plus exigeante.

Droit du travail local et règles de sécurité sociale

Le droit du travail fixe les avantages minimaux, le temps de travail, les règles de rupture et les droits à congés. La EU Working Time Directive garantit une durée moyenne maximale de 48 heures par semaine, des temps de repos journaliers et hebdomadaires minimum, et au moins quatre semaines de congés annuels payés^[12]. Lorsqu’il s’agit de salariés transfrontaliers ou à distance, le droit du travail du lieu d’exécution effective du travail s’applique généralement^[10].

Les règles de sécurité sociale ajoutent une couche supplémentaire. La coordination de la sécurité sociale dans l’UE garantit qu’un travailleur n’est soumis qu’à un seul régime national à la fois ; les droits sont portables et les cotisations agrégées^[8]. Le cadre du télétravail transfrontalier précise que si le télétravail représente moins de 25 % du temps de travail dans l’État de résidence du salarié, la couverture reste dans le pays de l’employeur ; entre 25 % et 50 %, la couverture peut rester dans le pays de l’employeur si les deux États ont signé l’accord-cadre ; au-delà de 50 %, la couverture bascule vers le pays de résidence du travailleur^[9].

Points saillants par région (niveau macro)

Choisir entre solutions assurées et auto-assurées

Le choix du mode de financement est une décision stratégique. Les régimes entièrement assurés transfèrent le risque à un assureur, avec des cotisations prévisibles et un accompagnement de conformité locale. Les dispositifs auto-assurés (ou « self-insured ») signifient que l’employeur règle les sinistres sur ses propres fonds, le plus souvent avec une assurance stop-loss pour plafonner les expositions catastrophiques. Les deux modèles présentent des avantages et des limites.

Régimes entièrement assurés

• Alignement réglementaire – l’assureur est responsable du respect du droit local des assurances et doit être agréé dans la juridiction, ce qui réduit, pour l’employeur, le risque de distribution d’assurance non autorisée.
• Budgétisation prévisible – les cotisations sont connues à l’avance et apportent de la visibilité ; les assureurs regroupent souvent des services annexes tels que la gestion des sinistres, le pilotage du réseau et le reporting réglementaire.
• Flexibilité limitée – les garanties peuvent être standardisées selon les juridictions ; les évolutions requièrent l’accord de l’assureur et peuvent prendre du temps.
• Soumis au droit local des assurances – dans de nombreux pays, les régimes entièrement assurés doivent respecter des obligations de garanties et des exigences de solvabilité, ce qui peut accroître les coûts.

Régimes auto-assurés (self-insured)

• Contrôle et flexibilité accrus – les employeurs peuvent concevoir des garanties sur mesure, exclure certains postes ou ajouter des options. Les régimes peuvent être homogènes d’un pays à l’autre (sous réserve des obligations locales) et alignés sur la culture d’entreprise.
• Économies potentielles – les employeurs paient les sinistres au fil de l’eau. Les années à faible sinistralité, un régime auto-assuré peut coûter moins cher que des cotisations intégrant la marge de l’assureur.
• Risque financier et volatilité – des sinistres importants ou inattendus peuvent créer des engagements significatifs. L’assurance stop-loss (spécifique et agrégée) peut atténuer ce risque sans l’éliminer. Les employeurs doivent maintenir des réserves et une trésorerie suffisantes.
• Complexité administrative – l’employeur assume l’instruction des sinistres, la conformité, le reporting et la gestion des prestataires. En contexte multi-pays, des administrateurs tiers locaux peuvent être nécessaires pour traiter les sinistres au sein des systèmes de santé locaux.

Arbre de décision : choisir un mode de financement

1. Taille et concentration des effectifs
   - Avez-vous suffisamment de salariés dans une juridiction (p. ex. >200 vies) pour justifier l’auto-assurance ?
     → Oui : l’auto-assurance peut offrir des économies d’échelle.
     → Non : un régime entièrement assuré est souvent plus pragmatique.
2. Dispersion géographique
   - Votre effectif est-il réparti dans de nombreux pays avec de petits groupes ?
     → Oui : envisagez un régime entièrement assuré, éventuellement avec mutualisation régionale ou régimes locaux conformes.
     → Non (quelques pays avec des groupes significatifs) : l’auto-assurance peut simplifier l’administration.
3. Appétence au risque et tolérance de trésorerie
   - L’organisation peut-elle absorber une forte volatilité des sinistres ?
     → Oui : l’auto-assurance avec une stop-loss appropriée peut être viable.
     → Non : un régime entièrement assuré apporte une meilleure visibilité des coûts.
4. Capacité administrative
   - Disposez-vous de systèmes et d’équipes pour gérer les sinistres, la conformité et les prestataires ?
     → Oui : l’auto-assurance est envisageable avec l’appui d’un TPA.
     → Non : appuyez-vous sur les assureurs pour l’administration.
5. Contraintes de juridiction
   - Les régimes auto-assurés sont-ils autorisés et fiscalement avantageux dans les pays concernés ?
     → Oui : l’auto-assurance peut être étudiée.
     → Non : un régime entièrement assuré peut être obligatoire ou plus efficient.
6. Gouvernance et supervision
   - Disposez-vous d’un cadre robuste de gouvernance des avantages sociaux (p. ex. comités, gestion des risques, journaux de décision) ?
     → Oui : la gestion du risque en auto-assurance est possible.
     → Non : un régime entièrement assuré offre une gouvernance intégrée via des assureurs régulés.

Gérer les salariés transfrontaliers (fiscalité & sécurité sociale)

L’emploi transfrontalier crée des opportunités, mais aussi des défis de conformité considérables. Lorsque des salariés travaillent hors de leur pays d’origine — en mission, comme nomades numériques ou via le télétravail — les employeurs doivent composer avec le droit du travail local, les régimes fiscaux et les systèmes de sécurité sociale du pays d’accueil.

Impacts fiscaux et risques d’établissement stable

Le travail à distance au-delà des frontières peut déplacer les obligations fiscales. Les salariés peuvent devenir résidents fiscaux du pays où ils exercent, soumettant leurs revenus à l’impôt local et obligeant l’employeur à s’enregistrer auprès d’autorités fiscales étrangères^[10]. Si le télétravail est significatif, les autorités fiscales peuvent considérer le domicile du salarié comme un établissement stable de l’employeur, entraînant des impôts sur les sociétés^[11]. Les conventions de double imposition peuvent apporter un soulagement, mais une structuration rigoureuse est nécessaire.

Mesures d’atténuation :

• Cartographiez les lieux de travail des salariés et évaluez leur statut de résidence fiscale. Obtenez un avis fiscal pour chaque juridiction, en tenant compte des seuils de résidence fiscale (p. ex. nombre de jours de présence).
• Évaluez le risque d’établissement stable pour l’employeur. En présence d’un risque, explorez des structures alternatives telles que des dispositifs d’employer of record (EoR) ou l’immatriculation d’une entité locale.
• Adaptez les contrats de travail afin de refléter les obligations de retenue à la source dans le pays d’accueil et clarifiez la responsabilité du salarié concernant ses déclarations fiscales personnelles.

Sécurité sociale et certificats A1

Dans l’UE/EEE et en Suisse, des règles de coordination de la sécurité sociale s’appliquent. Les travailleurs sont généralement soumis au régime de sécurité sociale du pays où ils travaillent physiquement. Selon le principe de lex loci laboris, le télétravail transfrontalier peut provoquer un changement de couverture. Le cadre européen de télétravail 2023 prévoit que si un salarié télétravaille moins de 25 % de son temps de travail dans son État de résidence, la couverture demeure dans le pays de l’employeur ; entre 25 % et 50 % de télétravail, la couverture peut rester dans le pays de l’employeur si les deux pays sont signataires ; au-delà de 50 % de télétravail, ou lorsque les États n’ont pas signé, la couverture bascule vers le pays de résidence du travailleur^[9]. Les salariés ont besoin de documents portables A1 pour prouver leur affiliation et éviter une double cotisation.

En dehors de l’UE, les règles de sécurité sociale varient fortement. Par exemple, la Suisse impose aux employeurs d’assurer tous les salariés contre les accidents, y compris les travailleurs à domicile, et les salariés travaillant au moins huit heures par semaine sont également couverts pour les accidents non professionnels^[6]. Aux EAU, les détails sur les contributions de sécurité sociale sont limités, mais l’assurance santé financée par l’employeur deviendra obligatoire pour les salariés étrangers à partir de 2025^[7].

Mesures d’atténuation :

• Déterminez le régime de sécurité sociale applicable pour chaque salarié. Pour les missions UE/EEE/Suisse, obtenez des certificats A1 auprès de l’autorité compétente.
• Suivez les seuils de télétravail transfrontalier et ajustez les modalités de travail pour maintenir la couverture souhaitée.
• Faites appel à des prestataires de paie locaux ou à des services EoR pour administrer les cotisations et avantages obligatoires dans les pays d’accueil.
• Envisagez des cotisations volontaires ou des avantages privés lorsque la couverture du pays d’accueil est limitée, ou lorsque des salariés se retrouvent « entre deux régimes ».

Droit du travail du pays d’accueil et avantages obligatoires

Le droit du travail s’applique généralement là où le travail est exécuté. Les travailleurs à distance peuvent acquérir des droits à des congés locaux, à des délais de préavis et à des avantages statutaires. Les contrats de travail doivent être adaptés au droit du pays d’accueil, et les employeurs peuvent devoir s’enregistrer auprès d’autorités locales^[10]. Par exemple :

• Temps de travail et congés : La EU Working Time Directive plafonne la durée moyenne de travail à 48 heures, impose des pauses, un repos quotidien de 11 heures consécutives et quatre semaines de congés annuels payés^[12]. D’autres pays ont des limites différentes (p. ex. semaine maximale de 45 heures en Suisse, exigences de congés annuels plus courtes ou plus longues en APAC).
• Assurances obligatoires : La loi suisse sur l’assurance-accidents couvre les salariés (y compris les travailleurs à domicile) pour les accidents professionnels et, si travail ≥8 heures/semaine, pour les accidents non professionnels^[6]. Les EAU exigeront des employeurs dans l’ensemble des émirats qu’ils fournissent une assurance santé aux salariés étrangers à partir de 2025^[7]. Aux US, les Applicable Large Employers doivent fournir une couverture santé répondant aux standards de couverture minimale essentielle et d’accessibilité financière^[14].
• Protection en cas de rupture : Délais de préavis, indemnités de départ et règles de licenciement varient fortement. Dans certains pays, les périodes d’essai restreignent la flexibilité de rupture ; dans d’autres, une consultation du comité d’entreprise est requise.

Mesures d’atténuation :

• Réalisez des analyses de droit du travail lorsque vous entrez dans un nouveau pays. Identifiez les avantages obligatoires et intégrez-les dans les contrats de travail et la conception des avantages sociaux.
• Définissez des politiques claires pour les télétravailleurs, précisant les horaires, les obligations en matière de santé et sécurité, et la fourniture d’équipements. Les employeurs de l’UE doivent évaluer les risques des postes à domicile et fournir l’équipement nécessaire^[10].
• Lorsque le télétravail déclenche des obligations d’employeur locales difficilement applicables, envisagez des alternatives, telles que la limitation des jours à distance pour rester sous les seuils de sécurité sociale, ou le recours à des services EoR.

Protection des données et confidentialité médicale

Traiter les données liées à la santé de manière responsable est à la fois une obligation légale et un impératif éthique. Les informations médicales des salariés sont particulièrement sensibles, et une mauvaise gestion peut entraîner de lourdes sanctions.

À faire et à éviter pour les équipes RH

À faire :

• Limiter la collecte au strict nécessaire. Au titre du RGPD (GDPR), les employeurs doivent disposer d’une base légale pour traiter des données de santé et ne peuvent collecter que ce qui est strictement nécessaire au regard de la finalité^[3]. Documentez pourquoi chaque donnée est requise.
• Recourir à des professionnels de santé lorsque possible. Le European Data Protection Supervisor recommande que les données de santé soient traitées par des professionnels de santé tenus au secret, les RH ne recevant que les informations administratives nécessaires aux décisions d’emploi^[4].
• Mettre en œuvre la protection des données dès la conception et par défaut. En Suisse, la nFADP exige la protection des données dès la conception/par défaut, ce qui implique que les systèmes soient configurés pour protéger les données personnelles dès l’origine^[5]. Appliquez des principes comparables aux systèmes RH (p. ex. chiffrement, accès limité, minimisation par défaut).
• Tenir des registres et des procédures de gestion des violations. Maintenez un registre des activités de traitement et documentez la manière dont les données de santé sont stockées, partagées et conservées. Préparez des plans de réponse aux incidents et notifiez rapidement l’autorité compétente en cas de violation.
• Sécuriser les transferts transfrontaliers. Avant tout transfert de données de salariés vers un autre pays, vérifiez que des garanties appropriées sont en place (p. ex. clauses contractuelles types / Standard Contractual Clauses, règles d’entreprise contraignantes / Binding Corporate Rules ou, en Australie, des mesures raisonnables garantissant que le destinataire à l’étranger respecte les obligations de confidentialité^[15]). Dans les juridictions qui restreignent les transferts ou exigent un stockage local, consultez un conseil local.

À éviter :

• Ne pas mélanger dossiers médicaux et dossiers RH. Séparez les dossiers médicaux des dossiers RH généraux afin de réduire les accès non autorisés et préserver la confidentialité.
• Ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire. Définissez des durées de conservation alignées sur les exigences légales ; l’ICO indique que les employeurs devraient détruire les données de santé lorsqu’elles ne sont plus nécessaires^[3].
• Ne pas s’appuyer sur un seul cadre juridique. Les lois de confidentialité en APAC diffèrent fortement ; certaines ne reconnaissent pas l’intérêt légitime et imposent des exigences strictes de consentement^[15]. Ne présumez pas qu’une conformité au RGPD (GDPR) suffit en dehors de l’UE.

Travailler avec des courtiers et des conseillers juridiques

Piloter des avantages sociaux internationaux suppose de s’appuyer sur des professionnels qui maîtrisent les réglementations locales et savent les traduire en solutions opérationnelles. Courtiers et conseillers juridiques jouent des rôles complémentaires.

Questions à poser à votre courtier ou conseiller

1. Agrément et statut réglementaire. Êtes-vous habilité à distribuer des produits d’assurance dans chaque juridiction où résident nos salariés ? Au titre de l’IDD et des règles équivalentes au UK, les intermédiaires doivent être enregistrés et divulguer leur statut et leur rémunération^[1][2].
2. Gouvernance et supervision des produits. Comment vous assurez-vous que les avantages sociaux recommandés répondent aux besoins de nos salariés ? Fournissez-vous des Insurance Product Information Documents et réalisez-vous des évaluations d’adéquation produit ? Quelles vérifications préalables menez-vous sur les assureurs (p. ex. solidité financière, gestion des sinistres) ?
3. Expertise transfrontalière. Pouvez-vous accompagner la coordination de la sécurité sociale, obtenir des certificats A1 et conseiller sur les seuils de télétravail ? Avez-vous de l’expérience dans la conception d’avantages sociaux conformes dans plusieurs juridictions, notamment en APAC et GCC ? Comment assurez-vous votre veille réglementaire ?
4. Pratiques de protection des données. Comment traitez-vous les données sensibles des salariés ? Avez-vous des pratiques de protection des données dès la conception ? Pouvez-vous accompagner les transferts transfrontaliers (p. ex. via anonymisation, recours à des sous-traitants approuvés, stockage local) ?
5. Rémunération et conflits d’intérêts. Comment êtes-vous rémunéré (commission, honoraires, ou modèle hybride) ? Recevez-vous des incitations de la part d’assureurs susceptibles d’influencer vos recommandations ? Les règles IDD et FCA imposent la transparence^[1].
6. Appui à la gouvernance. Fournissez-vous des modèles de documentation (p. ex. synthèse des garanties, journaux de décision, check-list de renouvellement) ? Pouvez-vous assister lors de demandes d’audit ou d’interrogations réglementaires ?

Collaborer avec des conseillers juridiques

Les conseillers juridiques complètent les courtiers en interprétant les lois spécifiques à chaque juridiction, en préparant les contrats de travail et en conseillant sur les implications fiscales et de sécurité sociale. Faites intervenir un conseil notamment pour :

• Rédiger des contrats de travail conformes intégrant les droits, avantages et clauses de protection des données du pays d’accueil.
• Évaluer les risques fiscaux et d’établissement stable liés au travail à distance et concevoir des structures d’atténuation^[11].
• Revoir les accords de traitement de données afin de garantir que les transferts transfrontaliers respectent les exigences légales, et conseiller sur les lois de localisation des données en APAC et GCC.

Une approche coordonnée impliquant RH, courtiers et conseillers juridiques garantit que la conformité est intégrée aux décisions métiers, plutôt que rajoutée a posteriori.

Check-list pour les équipes RH

Cette check-list synthétise les actions clés que les équipes RH devraient mener lors du lancement ou du renouvellement d’un plan d’avantages sociaux internationaux. Adaptez-la à votre organisation et ajoutez des tâches propres à chaque pays.

Avant le déploiement

• Identifier les juridictions – listez tous les pays où les salariés résident et/ou travaillent physiquement. Cartographiez les modalités de télétravail et le temps passé dans chaque lieu.
• Évaluer les exigences de droit du travail – recherchez les avantages obligatoires, limites de temps de travail, droits à congés, règles de rupture et obligations de santé et sécurité pour chaque juridiction^[10][12].
• Revoir les obligations en matière d’assurance et de santé – déterminez si le droit local impose aux employeurs de fournir une assurance santé (p. ex. exigence aux EAU à partir de 2025^[7], assurance-accidents suisse^[6]) ou d’autres garanties (invalidité, retraite). Vérifiez si les régimes auto-assurés sont autorisés.
• Déterminer les obligations fiscales et de sécurité sociale – identifiez où les salariés paieront l’impôt sur le revenu et les cotisations de sécurité sociale. Obtenez des certificats A1 pour les télétravailleurs UE/EEE si applicable^[8][9]. Sollicitez des fiscalistes sur les risques d’établissement stable^[11].
• Choisir le mode de financement – utilisez l’arbre de décision pour évaluer si un régime entièrement assuré, auto-assuré ou hybride est approprié. Documentez la justification et obtenez les validations.
• Mener les vérifications préalables sur le courtier et l’assureur – vérifiez les agréments, la solidité financière, les processus de gestion des sinistres et les pratiques de protection des données^[1].
• Mettre en place la gouvernance et les processus – attribuez les rôles, créez un comité de conformité, mettez en place des journaux de décision et définissez des procédures d’escalade. Assurez-vous d’avoir un processus de veille sur les changements réglementaires.

Pendant le déploiement

• Rédiger ou mettre à jour les contrats de travail afin de refléter les avantages sociaux, obligations fiscales et de sécurité sociale du pays d’accueil. Intégrez des dispositions sur le télétravail, les exigences de temps de travail et les clauses de protection des données.
• Collecter les données des salariés de manière licite – obtenez le consentement lorsque requis, informez les salariés de l’usage et du stockage de leurs données, et limitez la collecte aux informations nécessaires^[3].
• Mettre en œuvre des systèmes et des contrôles – configurez les HRIS et plateformes d’avantages sociaux pour appliquer la protection des données dès la conception, restreindre l’accès aux données de santé et enregistrer les activités de traitement^[5].
• Communiquer clairement les avantages sociaux – fournissez aux salariés des explications simples sur leur couverture, y compris les différences selon les pays. Incluez des liens vers des Insurance Product Information Documents conformes à l’IDD lorsque disponibles.
• Coordonner avec la paie et la fiscalité – assurez-vous que les retenues fiscales et cotisations de sécurité sociale sont versées aux bonnes autorités. Suivez les heures de télétravail pour gérer l’éligibilité aux certificats A1.

Renouvellement et conformité continue

• Suivre les évolutions réglementaires – planifiez des revues trimestrielles ou annuelles du droit du travail, des obligations d’assurance et des réglementations de protection des données. Exploitez les mises à jour des juristes et des courtiers.
• Analyser les sinistres et l’utilisation – étudiez les schémas de sinistralité pour identifier les facteurs de coût, ajuster la conception du régime et déterminer si les dispositifs auto-assurés restent pertinents.
• Auditer les prestataires – examinez la performance des assureurs et administrateurs tiers, les mesures de sécurité des données et la conformité aux accords de niveau de service. Renouvelez ou changez de prestataire si nécessaire.
• Actualiser les certificats A1 et analyses fiscales – confirmez la validité des certificats de sécurité sociale ; réévaluez la résidence fiscale des salariés qui déménagent ou modifient leurs habitudes de travail.
• Mettre à jour la documentation – maintenez les journaux de décision, pistes d’audit et documents de politique. Enregistrez toute modification de conception des avantages sociaux et assurez-vous que les salariés en sont informés.

En suivant cette check-list, les équipes RH peuvent systématiser la conformité et réduire le risque d’omissions.

Pour commencer

Concevoir un plan d’avantages sociaux internationaux conforme n’est pas un exercice ponctuel ; c’est un processus continu qui concilie exigences légales, bien-être des salariés et objectifs de l’entreprise. Si vous réévaluez votre stratégie d’avantages sociaux internationaux ou préparez une expansion vers de nouveaux marchés, nous pouvons vous accompagner. Notre équipe chez BIG Insurance Brokers travaille avec des entreprises et des groupes de toutes tailles pour concevoir des solutions sur mesure, respectueuses des réglementations locales et adaptées à vos collaborateurs. Découvrez nos services pour les entreprises et groupes et explorez notre section FAQ pour des réponses aux questions les plus fréquentes. Prêt à échanger sur vos besoins ? Demandez un devis et échangez avec nos spécialistes.

Pour aller plus loin, nous recommandons nos guides Choisir le bon assureur pour une assurance santé internationale et Comprendre l’assurance maladie internationale (IPMI).

Points à vérifier

• Exigences de droit du travail – confirmez les avantages minimaux, limites de temps de travail, droits à congés et règles de rupture pour chaque juridiction et catégorie de salariés (recrutement local, détaché, télétravailleur).
• Couvertures d’assurance obligatoires – vérifiez si les employeurs doivent fournir des assurances santé, accidents, invalidité ou retraite (p. ex. assurance santé aux EAU à partir de 2025, assurance-accidents suisse) et si les dispositifs auto-assurés sont autorisés.
• Règles d’agrément et de distribution – vérifiez que les assureurs et courtiers sont autorisés dans chaque juridiction ; certains pays interdisent l’assurance transfrontalière sans agrément local.
• Traitement fiscal – confirmez la fiscalité des cotisations et des sinistres, la déductibilité des contributions employeur et l’éventuelle imposition des avantages pour les salariés.
• Coordination de la sécurité sociale – obtenez les certificats A1 et vérifiez les seuils de télétravail ; déterminez si des cotisations dans le pays d’accueil sont requises.
• Règles de télétravail et santé & sécurité – revoyez la réglementation du télétravail (p. ex. équipement, évaluations santé et sécurité, responsabilité de l’employeur) et assurez-vous que contrats et politiques l’intègrent.
• Mécanismes de transfert de données – validez que les transferts transfrontaliers s’appuient sur des garanties adéquates (p. ex. clauses contractuelles types, décisions d’adéquation, consentement) et que le droit local n’impose pas une localisation des données.
• Durées de conservation et destruction – fixez des durées de conservation des données médicales et liées aux avantages sociaux conformes au droit local, et garantissez une destruction sécurisée lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.