Progettare un piano di benefit internazionali conforme: considerazioni chiave per l’HR nel 2026

Perché la conformità conta nei benefit ai dipendenti

Un piano di benefit che sulla carta appare generoso può trasformarsi rapidamente in un rischio se viola le norme locali o non tutela i diritti delle persone. La conformità è il fondamento di una strategia benefit efficace per diverse ragioni:

• Esposizione legale e finanziaria. Sanzioni, arretrati fiscali e penalità possono emergere quando i programmi di benefit non sono allineati alla normativa del Paese ospitante. Ad esempio, i lavoratori da remoto possono attivare rischi di residenza fiscale e di stabile organizzazione, imponendo al datore di lavoro di registrarsi presso autorità fiscali estere^[10][11]. Negli Stati Uniti, i datori di lavoro con almeno 50 dipendenti a tempo pieno (o equivalenti a tempo pieno) sono considerati Applicable Large Employers (ALEs) e devono offrire una copertura sanitaria accessibile e di valore minimo ad almeno il 95 % dei dipendenti a tempo pieno, altrimenti sono soggetti a pagamenti di responsabilità condivisa del datore di lavoro^[14].
• Tutela dei dipendenti e continuità della sicurezza sociale. Il coordinamento della sicurezza sociale in UE/SEE garantisce che i lavoratori transfrontalieri siano coperti in un solo sistema per volta e che i contributi vengano aggregati^[8]. Le regole sul telelavoro specificano che, se il lavoro da remoto è inferiore al 25 % dell’orario di lavoro nel Paese di residenza del dipendente, la sicurezza sociale resta nel Paese del datore di lavoro; oltre il 50 % può trasferirla^[9]. Un impianto conforme aiuta a mantenere l’accesso a assistenza sanitaria, pensioni e prestazioni di invalidità.
• Reputazione e attrazione dei talenti. Un piano di benefit gestito male può indebolire l’employer branding e rendere più difficile trattenere le persone. I dipendenti si aspettano che l’azienda rispetti gli obblighi di legge e protegga il loro benessere.
• Continuità operativa. Problemi di conformità imprevisti possono ritardare trasferte e assegnazioni, causare rifiuti di visti o permessi di lavoro, o creare interruzioni operative.

Modello operativo minimo di conformità

Per un’organizzazione globale, la conformità non può essere gestita “a vista”. Un modello operativo strutturato ti aiuta a governare la complessità:

• Ruoli e governance. Nomina un referente globale per la conformità dei benefit, con responsabilità chiara e riporto al senior management. Crea un comitato interfunzionale che includa HR, legale, finance/tax e specialisti di protezione dei dati. Definisci referenti per ciascun Paese o regione.
• Processi. Implementa un processo di monitoraggio normativo per tracciare i cambiamenti nelle leggi su lavoro, fiscalità e assicurazioni. Mantieni un modello standard di progettazione del piano che identifichi benefit obbligatori, regole di piano e opzioni di rinuncia (opt-out) per giurisdizione. Usa decision log per documentare perché hai scelto un modello di finanziamento o un fornitore, richiamando pareri legali quando rilevanti. Stabilisci procedure di escalation per eccezioni e cambi normativi urgenti.
• Documentazione e audit. Mantieni un inventario di tutti i piani di benefit, le policy e i contratti con terze parti. Conserva un registro delle decisioni, inclusi risk assessment e approvazioni di conformità. Programma audit periodici per verificare che la copertura rispetti i criteri di eleggibilità e che i contributi siano versati correttamente.
• Supervisione dei fornitori. Svolgi due diligence su compagnie assicurative, third-party administrator e fornitori payroll. Verifica che abbiano le licenze appropriate, rispettino i requisiti di protezione dei dati e possano dimostrare processi solidi di gestione e liquidazione dei sinistri. Inserisci clausole di conformità nei contratti e monitora regolarmente i livelli di servizio.

Se integri governance, processi, documentazione e controllo dei fornitori nelle attività quotidiane, puoi gestire la conformità in modo proattivo, riducendo il rischio di interventi in emergenza.

Panoramica delle norme rilevanti (IDD, GDPR, leggi locali sul lavoro)

La normativa sui benefit ai dipendenti copre distribuzione assicurativa, protezione dei dati e diritto del lavoro. Questa panoramica riassume i principali framework e ciò che implicano per l’HR.

Insurance Distribution Directive (IDD) ed equivalenti nel Regno Unito

La Insurance Distribution Directive (IDD) dell’UE disciplina la vendita e la distribuzione di prodotti assicurativi. Introduce requisiti di condotta e trasparenza, assicurando che i distributori siano qualificati, registrati e agiscano in modo onesto e professionale. I distributori devono comunicare identità, status e remunerazione e garantire che i prodotti soddisfino le esigenze e i bisogni dei clienti^[1]. Sono inoltre previsti processi per l’operatività transfrontaliera e sanzioni in caso di violazioni^[1].

Il Regno Unito ha recepito l’IDD nel 2018 e, dopo l’uscita dall’UE, ha mantenuto e trasposto i regolamenti delegati della direttiva nel proprio quadro regolamentare. Un consultation paper della Financial Conduct Authority (FCA) indica che il Regno Unito intende includere nel proprio rulebook requisiti su product oversight and governance, l’Insurance Product Information Document e regole di condotta per assicurare continuità^[2]. In pratica, broker e assicuratori UK devono continuare ad applicare regole “stile IDD”, anche se la direttiva non si applica più direttamente.

Implicazioni per l’HR: quando selezioni o valuti soluzioni di benefit, verifica che broker e intermediari siano correttamente abilitati e rispettino gli obblighi di informativa. In UE e Regno Unito, chiedi l’Insurance Product Information Document (IPID) e assicurati che eventuali raccomandazioni siano basate sulle esigenze dei dipendenti, non su incentivi di vendita. Schemi esteri commercializzati in UE/UK potrebbero richiedere autorizzazioni locali.

Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e altre leggi sulla privacy

Le informazioni sanitarie sono una “categoria particolare” di dati personali ai sensi del GDPR. Devi avere una base giuridica per raccogliere e trattare tali dati, operare in modo corretto e trasparente e raccogliere solo quanto necessario^[3]. Le indicazioni dell’European Data Protection Supervisor raccomandano che i dati sanitari siano gestiti da professionisti vincolati al segreto; il personale amministrativo dovrebbe ricevere solo le informazioni strettamente necessarie^[4]. È buona prassi limitare l’accesso ai certificati medici, conservare i dati in modo sicuro e distruggerli quando non sono più necessari^[3].

Fuori dall’UE, le regole sulla privacy variano sensibilmente:

• Svizzera (nFADP). La nuova Legge federale sulla protezione dei dati, in vigore dal 1 settembre 2023, introduce privacy by design e by default, richiede un registro delle attività di trattamento (con eccezioni per le PMI a basso rischio), impone la notifica delle violazioni al Federal Data Protection and Information Commissioner e definisce dati genetici e biometrici come sensibili^[5].
• Stati Uniti. HIPAA disciplina la gestione delle informazioni mediche da parte dei piani sanitari. ERISA prevale sulle leggi assicurative statali per i piani autofinanziati^[13]. Le leggi statali sulla privacy (ad es. California Consumer Privacy Act) impongono ulteriori obblighi.
• GCC / EAU. I framework sulla data privacy sono in evoluzione e spesso richiedono consenso per il trattamento dei dati sanitari, oltre a prevedere restrizioni sui trasferimenti transfrontalieri. Monitora gli aggiornamenti insieme ai cambiamenti del diritto del lavoro.
• APAC. L’area Asia-Pacifico presenta framework eterogenei. Alcune giurisdizioni (Cina, Vietnam, India) non riconoscono il legittimo interesse come base giuridica, impongono restrizioni più ampie ai trasferimenti in uscita, richiedono informative in lingua locale e rappresentanti locali e prevedono regole rafforzate sulla raccolta dei dati di identificazione nazionale^[15]. La Privacy Act australiana richiede alle organizzazioni di adottare misure ragionevoli per garantire che i destinatari esteri rispettino gli standard australiani o di fare affidamento su regimi legali equivalenti^[15].

Implicazioni per l’HR: raccogli solo le informazioni mediche necessarie per l’adesione al piano, conserva i dati sanitari separati dai fascicoli HR generali e assicurati che i trasferimenti transfrontalieri abbiano tutele adeguate (ad es. Standard Contractual Clauses (SCC) dell’UE o equivalenti locali). Quando le norme differiscono, applica lo standard più rigoroso.

Diritto del lavoro locale e norme di sicurezza sociale

Le leggi sul lavoro definiscono benefit minimi, orario di lavoro, diritti in caso di cessazione e congedi. La Direttiva UE sull’orario di lavoro prevede un massimo di 48 ore medie settimanali, riposi minimi giornalieri e settimanali e almeno quattro settimane di ferie annuali retribuite^[12]. Quando impieghi lavoratori transfrontalieri o da remoto, di norma si applicano le leggi del luogo in cui l’attività viene effettivamente svolta^[10].

Le regole di sicurezza sociale aggiungono un ulteriore livello. Il coordinamento UE della sicurezza sociale assicura che un lavoratore sia soggetto al sistema di un solo Stato per volta; i diritti sono portabili e i contributi vengono aggregati^[8]. Il framework sul telelavoro transfrontaliero chiarisce che, se il telelavoro è inferiore al 25 % del tempo di lavoro nello Stato di residenza del dipendente, la copertura resta nel Paese del datore di lavoro; tra 25 % e 50 % di telelavoro, la copertura può rimanere nel Paese del datore di lavoro se entrambi gli Stati aderiscono all’accordo quadro; oltre il 50 % attiva la copertura nello Stato di residenza del lavoratore^[9].

Focus per area geografica (alto livello)

Scegliere tra soluzioni assicurate e autofinanziate

La scelta del modello di finanziamento è strategica. I piani interamente assicurati trasferiscono il rischio alla compagnia assicurativa, con premi più prevedibili e supporto alla conformità locale. Nei piani autofinanziati (o “self-insured”) è l’azienda a sostenere i sinistri con risorse proprie, spesso affiancando una copertura stop-loss per limitare le esposizioni più rilevanti. Entrambi i modelli hanno vantaggi e criticità.

Piani interamente assicurati

• Allineamento regolamentare – la compagnia assicurativa è responsabile della conformità alle norme assicurative locali e deve essere autorizzata nella giurisdizione, riducendo il rischio di distribuzione non autorizzata.
• Budget prevedibile – i premi sono noti in anticipo e offrono maggiore certezza di costo; spesso includono servizi accessori come gestione e liquidazione dei sinistri, gestione della rete convenzionata e adempimenti di reporting.
• Flessibilità più limitata – i benefit possono essere standardizzati tra Paesi; le modifiche richiedono l’approvazione della compagnia e possono richiedere tempo.
• Vincoli delle norme locali – in molti Paesi, i piani assicurati devono rispettare obblighi di legge sulle prestazioni e requisiti di solvibilità, con possibili impatti sui costi.

Piani autofinanziati (self-insured)

• Maggiore controllo e flessibilità – puoi progettare benefit su misura, escludere alcune prestazioni o introdurre nuove funzionalità. Il piano può essere più uniforme tra Paesi (nei limiti degli obblighi locali) e coerente con la cultura aziendale.
• Potenziali risparmi – paghi i sinistri quando si verificano. Negli anni con bassa sinistrosità, l’autofinanziamento può risultare più efficiente rispetto a un premio che incorpora margini assicurativi.
• Rischio finanziario e volatilità – sinistri elevati o inattesi possono generare passività significative. La stop-loss (specifica e aggregata) può mitigare, ma non eliminare, il rischio. Devi assicurarti di avere riserve e liquidità adeguate.
• Complessità amministrativa – devi gestire liquidazione sinistri, conformità, reporting e supervisione dei fornitori. In contesti multi-Paese, può servirti un TPA (Third Party Administrator) locale per gestire i sinistri all’interno dei sistemi sanitari nazionali.

Albero decisionale: scegliere un modello di finanziamento

1. Dimensione e concentrazione della forza lavoro
   - Ci sono abbastanza dipendenti in una giurisdizione (ad es. >200 persone) da giustificare l’autofinanziamento?
     → Sì: l’autofinanziamento può offrire economie di scala.
     → No: spesso un piano interamente assicurato è più pratico.
2. Dispersione geografica
   - La forza lavoro è distribuita in molti Paesi con piccoli gruppi?
     → Sì: valuta piani assicurati, eventualmente con pooling regionale o piani locali conformi.
     → No (pochi Paesi con gruppi consistenti): l’autofinanziamento può semplificare l’amministrazione.
3. Propensione al rischio e tolleranza di cassa
   - L’organizzazione può assorbire una volatilità significativa dei sinistri?
     → Sì: l’autofinanziamento con stop-loss adeguata può essere praticabile.
     → No: il piano assicurato offre maggiore certezza di costo.
4. Capacità amministrativa
   - Hai sistemi e persone per gestire sinistri, conformità e rapporti con i fornitori?
     → Sì: l’autofinanziamento è fattibile con supporto TPA.
     → No: affidati alle compagnie assicurative per l’amministrazione.
5. Vincoli di giurisdizione
   - I piani autofinanziati sono consentiti e fiscalmente efficienti nei Paesi rilevanti?
     → Sì: l’autofinanziamento può essere considerato.
     → No: il piano assicurato può essere obbligatorio o più efficiente.
6. Governance e supervisione
   - Hai un framework di governance dei benefit robusto (ad es. comitati, risk management, decision log)?
     → Sì: è possibile gestire il rischio dell’autofinanziamento.
     → No: il piano assicurato offre un presidio “integrato” tramite assicuratori regolamentati.

Gestire i dipendenti transfrontalieri (fisco & sicurezza sociale)

L’occupazione transfrontaliera offre opportunità, ma porta con sé sfide di conformità significative. Quando le persone lavorano fuori dal proprio Paese—su assignment, come digital nomad o in telelavoro—devi gestire diritto del lavoro del Paese ospitante, regole fiscali e sistemi di sicurezza sociale.

Implicazioni fiscali e rischi di stabile organizzazione

Il lavoro da remoto oltreconfine può spostare gli obblighi fiscali. Il dipendente può diventare residente fiscale nel Paese in cui svolge l’attività, con imposizione locale sul reddito e, per l’azienda, possibili obblighi di registrazione presso autorità fiscali estere^[10]. Se il lavoro da remoto è rilevante, l’home office potrebbe essere qualificato come stabile organizzazione del datore di lavoro, con conseguenti obblighi di imposta societaria^[11]. Le convenzioni contro le doppie imposizioni possono offrire sollievo, ma serve una strutturazione attenta.

Azioni di mitigazione:

• Mappa i luoghi in cui le persone lavorano e valuta lo status di residenza fiscale. Chiedi consulenza fiscale per ciascuna giurisdizione, considerando le soglie di residenza (ad es. giorni di presenza).
• Valuta il rischio di stabile organizzazione per il datore di lavoro. Dove il rischio esiste, esplora strutture alternative come un Employer of Record (EoR) o la registrazione di una entità locale.
• Adegua i contratti di lavoro per riflettere gli obblighi di ritenuta fiscale nel Paese ospitante e chiarisci le responsabilità del dipendente per gli adempimenti dichiarativi personali.

Sicurezza sociale e certificati A1

In UE/SEE e Svizzera si applicano regole di coordinamento della sicurezza sociale. In genere, i lavoratori sono soggetti al sistema del Paese in cui lavorano fisicamente. In base al principio di lex loci laboris, il telelavoro transfrontaliero può determinare cambi di copertura. Il framework UE sul telelavoro del 2023 stabilisce che, se un lavoratore svolge telelavoro per meno del 25 % del tempo nello Stato di residenza, la copertura resta nel Paese del datore di lavoro; tra 25 % e 50 % di telelavoro, la copertura può restare nel Paese del datore di lavoro se entrambi i Paesi aderiscono; oltre il 50 % di telelavoro, o dove gli Stati non hanno aderito, la copertura si sposta nello Stato di residenza del lavoratore^[9]. Il Documento Portatile A1 serve a dimostrare la copertura ed evitare doppie contribuzioni.

Fuori dall’UE, le regole di sicurezza sociale variano ampiamente. Ad esempio, la Svizzera richiede ai datori di lavoro di assicurare tutti i dipendenti contro gli infortuni, inclusi gli home worker, e chi lavora almeno otto ore a settimana ha anche la copertura per infortuni non professionali^[6]. Negli EAU, i dettagli sui contributi di sicurezza sociale sono limitati, ma l’assicurazione sanitaria a carico del datore di lavoro diventerà obbligatoria per i dipendenti stranieri dal 2025^[7].

Azioni di mitigazione:

• Determina quale sistema di sicurezza sociale si applica a ciascun lavoratore. Per assegnazioni UE/SEE/Svizzera, richiedi i certificati A1 all’autorità competente.
• Monitora le soglie del telelavoro transfrontaliero e adegua gli accordi di lavoro per mantenere la copertura desiderata.
• Coinvolgi un fornitore payroll locale o un servizio EoR per gestire contributi e benefit obbligatori nei Paesi ospitanti.
• Valuta contribuzioni volontarie o benefit privati dove la copertura locale è limitata o dove esistono “zone grigie” di tutela.

Diritto del lavoro del Paese ospitante e benefit obbligatori

Il diritto del lavoro si applica generalmente nel luogo in cui l’attività viene svolta. I lavoratori da remoto possono acquisire diritti a ferie locali, termini di preavviso e benefit previsti per legge. I contratti di lavoro devono essere adeguati alla normativa del Paese ospitante e potresti dover effettuare registrazioni presso autorità locali^[10]. Ad esempio:

• Orario di lavoro e congedi: la Direttiva UE sull’orario di lavoro limita l’orario medio settimanale a 48 ore, richiede pause, un riposo giornaliero di 11 ore consecutive e quattro settimane di ferie annuali retribuite^[12]. Altri Paesi prevedono limiti diversi (ad es. massimo 45 ore settimanali in Svizzera, requisiti di ferie annuali più brevi o più lunghi in APAC).
• Assicurazioni obbligatorie: la normativa svizzera sull’assicurazione infortuni copre i dipendenti (inclusi gli home worker) per infortuni professionali e, se lavorano ≥8 ore/settimana, per infortuni non professionali^[6]. Negli EAU, dal 2025, i datori di lavoro in tutti gli emirati dovranno fornire assicurazione sanitaria ai dipendenti stranieri^[7]. Negli Stati Uniti, gli Applicable Large Employers devono fornire copertura sanitaria conforme agli standard di copertura minima essenziale e accessibilità^[14].
• Tutele in caso di cessazione: preavvisi, TFR/severance e regole di licenziamento variano in modo significativo. In alcuni Paesi, il periodo di prova limita la flessibilità in uscita; in altri è richiesta consultazione con il works council.

Azioni di mitigazione:

• Effettua analisi di diritto del lavoro quando entri in un nuovo Paese. Identifica i benefit obbligatori e incorporali nei contratti di lavoro e nel design del piano.
• Definisci policy chiare per il telelavoro, specificando orari, obblighi di salute e sicurezza e dotazioni. In UE, il datore di lavoro deve valutare i rischi negli home office e fornire l’attrezzatura necessaria^[10].
• Se il lavoro da remoto attiva obblighi locali non sostenibili, valuta alternative come limitare i giorni da remoto per restare sotto le soglie di sicurezza sociale o utilizzare un servizio EoR.

Privacy dei dati e riservatezza medica

Gestire i dati sanitari in modo responsabile è un obbligo legale e un dovere di tutela. Le informazioni mediche dei dipendenti sono particolarmente sensibili e una gestione inadeguata può comportare sanzioni severe.

Cosa fare e cosa evitare per i team HR

Da fare:

• Limita la raccolta a quanto necessario. Ai sensi del GDPR, devi avere una base giuridica per trattare dati sanitari e puoi raccogliere solo ciò che è strettamente necessario allo scopo^[3]. Documenta perché ogni elemento è necessario.
• Coinvolgi professionisti sanitari quando possibile. L’European Data Protection Supervisor raccomanda che i dati sanitari siano gestiti da professionisti vincolati al segreto, con HR che riceve solo le informazioni amministrative necessarie per decisioni occupazionali^[4].
• Applica privacy by design e by default. In Svizzera, la nFADP richiede privacy by design/default: sistemi configurati per proteggere i dati personali fin dall’inizio^[5]. Applica gli stessi principi ai sistemi HR (ad es. cifratura, accessi limitati, minimizzazione di default).
• Mantieni registri e procedure di data breach. Tieni un registro delle attività di trattamento e documenta come i dati sanitari sono conservati, condivisi e per quanto tempo. Predisponi piani di risposta agli incidenti e notifica tempestivamente l’autorità competente in caso di violazione.
• Metti in sicurezza i trasferimenti transfrontalieri. Prima di trasferire dati dei dipendenti in un altro Paese, verifica che siano in atto garanzie adeguate (ad es. Standard Contractual Clauses (SCC) dell’UE, Binding Corporate Rules (BCR) o, in Australia, misure ragionevoli per assicurare che il destinatario estero rispetti gli obblighi di privacy^[15]). Se una giurisdizione limita i trasferimenti o richiede localizzazione dei dati, confrontati con consulenti locali.

Da evitare:

• Non mescolare fascicoli medici e file HR. Separa i documenti sanitari dai file HR generali per ridurre gli accessi non autorizzati e mantenere la riservatezza.
• Non conservare i dati oltre il necessario. Definisci tempi di conservazione allineati ai requisiti di legge; l’ICO raccomanda che i datori di lavoro distruggano i dati sanitari quando non sono più necessari^[3].
• Non affidarti a un solo framework. Le leggi APAC sulla privacy variano ampiamente; alcune non riconoscono il legittimo interesse e impongono requisiti stringenti di consenso^[15]. Non dare per scontato che la sola conformità al GDPR sia sufficiente fuori dall’UE.

Lavorare con broker e consulenti legali

Gestire benefit internazionali richiede collaborazione con professionisti che conoscano le regole locali e sappiano tradurle in soluzioni pratiche. Broker e consulenti legali svolgono ruoli complementari.

Cosa chiedere al tuo broker o consulente

1. Licenze e status regolamentare. Sei abilitato a distribuire prodotti assicurativi in ciascuna giurisdizione in cui risiedono i miei dipendenti? Ai sensi dell’IDD e delle regole UK equivalenti, gli intermediari devono essere registrati e dichiarare status e remunerazione^[1][2].
2. Product oversight e governance. Come assicuri che i benefit raccomandati rispondano alle esigenze dei miei dipendenti? Fornisci l’Insurance Product Information Document e svolgi verifiche di adeguatezza del prodotto? Che due diligence fai sulle compagnie (ad es. solidità finanziaria, gestione dei sinistri)?
3. Competenze transfrontaliere. Puoi supportare il coordinamento della sicurezza sociale, ottenere certificati A1 e consigliare sulle soglie del telelavoro? Hai esperienza nella progettazione di benefit conformi in più giurisdizioni, incluse APAC e GCC? Come ti aggiorni sui cambi normativi?
4. Prassi di protezione dei dati. Come gestisci i dati sensibili dei dipendenti? Applichi approcci di privacy by design? Puoi supportare i trasferimenti transfrontalieri (ad es. tramite anonimizzazione, uso di responsabili del trattamento approvati, archiviazione locale)?
5. Remunerazione e conflitti di interesse. Come vieni remunerato (commissione, fee o modello ibrido)? Ricevi incentivi dalle compagnie che potrebbero influenzare le raccomandazioni? Le regole IDD e FCA richiedono trasparenza^[1].
6. Supporto alla governance. Metti a disposizione template (ad es. schede di sintesi, decision log, checklist per rinnovi)? Ti occupi anche di richieste di audit o interlocuzioni regolamentari?

Collaborare con consulenti legali

I consulenti legali affiancano i broker interpretando le norme specifiche di ciascuna giurisdizione, predisponendo i contratti di lavoro e supportandoti su aspetti fiscali e di sicurezza sociale. Coinvolgili per:

• Redigere contratti di lavoro conformi che regolino diritti nel Paese ospitante, benefit e clausole di protezione dei dati.
• Valutare rischi fiscali societari e di stabile organizzazione per lavoratori da remoto e progettare misure di mitigazione^[11].
• Rivedere i data processing agreement per garantire che i trasferimenti transfrontalieri rispettino i requisiti di legge e per gestire eventuali obblighi di localizzazione dei dati in APAC e GCC.

Un approccio coordinato tra HR, broker e consulenti legali ti permette di integrare la conformità nelle decisioni di business, invece di rincorrerla a posteriori.

Checklist per i team HR

Questa checklist sintetizza le azioni chiave da considerare quando avvii o rinnovi un piano benefit internazionale. Adattala alla tua organizzazione e aggiungi attività specifiche per Paese.

Prima dell’implementazione

• Identifica le giurisdizioni – elenca tutti i Paesi in cui i dipendenti vivono e/o lavorano fisicamente. Mappa gli accordi di lavoro da remoto e il tempo trascorso in ciascuna località.
• Valuta i requisiti di diritto del lavoro – verifica benefit obbligatori, limiti di orario, congedi, regole di cessazione e obblighi di salute e sicurezza per ciascuna giurisdizione^[10][12].
• Rivedi obblighi assicurativi e sanitari – determina se la legge locale richiede al datore di lavoro di fornire assicurazione sanitaria (ad es. obbligo EAU dal 2025^[7], assicurazione infortuni svizzera^[6]) o altre coperture (invalidità, pensione). Verifica se i piani autofinanziati sono consentiti.
• Determina obblighi fiscali e di sicurezza sociale – individua dove i dipendenti pagheranno imposte sul reddito e contributi di sicurezza sociale. Richiedi certificati A1 per telelavoratori UE/SEE se applicabile^[8][9]. Coinvolgi consulenti fiscali sui rischi di stabile organizzazione^[11].
• Scegli il modello di finanziamento – usa l’albero decisionale per valutare se sono più idonei modelli assicurati, autofinanziati o ibridi. Documenta le motivazioni e ottieni le approvazioni necessarie.
• Fai due diligence su broker e compagnie – verifica abilitazioni, solidità finanziaria, processi di gestione sinistri e prassi di protezione dei dati^[1].
• Imposta governance e processi – assegna ruoli, crea un comitato di conformità, predisponi decision log e definisci procedure di escalation. Assicurati di avere un processo per monitorare i cambi normativi.

Durante l’implementazione

• Redigi o aggiorna i contratti di lavoro per riflettere benefit, obblighi fiscali e di sicurezza sociale nel Paese ospitante. Includi previsioni sul telelavoro, requisiti di orario e clausole di protezione dei dati.
• Raccogli i dati dei dipendenti in modo lecito – ottieni il consenso dove richiesto, informa le persone su uso e conservazione dei dati e limita la raccolta alle sole informazioni necessarie^[3].
• Implementa sistemi e controlli – configura HRIS e piattaforme benefit per applicare privacy by design, limitare l’accesso ai dati sanitari e registrare le attività di trattamento^[5].
• Comunica i benefit con chiarezza – fornisci spiegazioni semplici della copertura, incluse eventuali differenze per Paese. Inserisci link agli Insurance Product Information Document conformi IDD quando disponibili.
• Coordina payroll e fiscalità – assicurati che ritenute e contributi di sicurezza sociale siano versati alle autorità corrette. Monitora le ore di telelavoro per gestire l’eleggibilità ai certificati A1.

Rinnovo e conformità continuativa

• Monitora i cambi normativi – pianifica revisioni trimestrali o annuali delle leggi sul lavoro, obblighi assicurativi e regolamenti di protezione dei dati. Usa aggiornamenti legali e del broker.
• Rivedi sinistri e utilizzo – analizza l’andamento della sinistrosità per identificare driver di costo, valutare il design del piano e capire se l’autofinanziamento resta sostenibile.
• Fai audit dei fornitori – rivedi performance di compagnie e third-party administrator, misure di sicurezza dei dati e rispetto degli SLA. Rinnova o cambia fornitore se necessario.
• Aggiorna certificati A1 e valutazioni fiscali – verifica che i certificati di sicurezza sociale siano ancora validi; rivaluta la residenza fiscale per chi si sposta o cambia pattern di lavoro.
• Aggiorna la documentazione – mantieni decision log, audit trail e policy. Registra eventuali modifiche al design dei benefit e assicurati che i dipendenti siano informati.

Seguendo questa checklist, puoi rendere la conformità un processo strutturato e ridurre il rischio di omissioni.

Iniziare

Progettare un piano benefit internazionale conforme non è un evento una tantum: è un processo continuativo che bilancia requisiti legali, benessere delle persone e obiettivi aziendali. Se stai rivedendo la tua strategia di benefit multinazionali o ti stai preparando a espanderti in nuovi mercati, possiamo supportarti. Il team di BIG Insurance Brokers lavora con aziende e gruppi di ogni dimensione per progettare soluzioni su misura che rispettino le normative locali e sostengano le tue persone. Scopri di più sui nostri servizi per aziende & gruppi ed esplora la sezione FAQ per le risposte alle domande più frequenti. Vuoi confrontarti sulle tue esigenze? Richiedi un preventivo e parla con i nostri specialisti.

Per approfondire, ti consigliamo le nostre guide su Scegliere l’assicuratore giusto: come confrontare ciò che conta davvero e Capire l’assicurazione sanitaria internazionale (IPMI).

Punti da verificare

• Requisiti di diritto del lavoro – conferma benefit minimi, limiti di orario, congedi e regole di cessazione per ciascuna giurisdizione e categoria di dipendenti (assunzione locale, distacco, telelavoratore).
• Coperture assicurative obbligatorie – verifica se il datore di lavoro deve fornire assicurazioni sanitarie, infortuni, invalidità o pensionistiche (ad es. assicurazione sanitaria EAU dal 2025, assicurazione infortuni svizzera) e se sono ammessi assetti autofinanziati.
• Regole di abilitazione e distribuzione – accertati che compagnie e broker siano autorizzati in ciascuna giurisdizione; alcuni Paesi vietano l’assicurazione transfrontaliera senza licenza locale.
• Trattamento fiscale – conferma come vengono tassati premi e sinistri, se i contributi del datore di lavoro sono deducibili e se i benefit sono imponibili per i dipendenti.
• Coordinamento della sicurezza sociale – richiedi certificati A1 e verifica le soglie del telelavoro; determina se sono richiesti contributi nel Paese ospitante.
• Lavoro da remoto e salute & sicurezza – rivedi le regole sul telelavoro (ad es. dotazioni, valutazioni H&S, responsabilità del datore di lavoro) e assicurati che contratti e policy le riflettano.
• Meccanismi di trasferimento dei dati – verifica che i trasferimenti transfrontalieri usino tutele appropriate (ad es. Standard Contractual Clauses, decisioni di adeguatezza, consenso) e che le leggi locali non impongano localizzazione dei dati.
• Tempi di conservazione e distruzione – stabilisci tempi di conservazione per dati medici e benefit coerenti con la legge locale e assicurati della distruzione sicura quando non più necessari.